Hay dos razones fundamentales que justifican este libro. La primera es tratar de aliviar con algunos consejos la ardua tarea que para muchos implica conseguir tener los documentos y la información organizada. Y la segunda es transmitir la importancia que hoy en día tiene establecer en las empresas criterios lógicos y eficaces para los archivos. Dada la diversificación creciente de los medios en los que acumularemos toda la documentación e información (CD ROM, discos ópticos, etc.), sin estos criterios de eficacia, la versatilidad y capacidad de los medios no será rentable y producirá mas caos que soluciones.

Como profesionales, nos referimos al Archivo con frecuencia dentro de un contexto de desesperación, preocupación o aburrimiento. Abordar el tema del Archivo puede parecer una temeridad digna de mejor causa.

A pocas personas parece agradarles el tiempo que tienen que dedicarle al archivo, y reconocen que archivar no les gusta. Sin embargo, ese disgusto se debe principalmente a la visión de un archivo desorganizado. Por el contrario, un archivo que nos permite encontrar la información fácilmente, con sus títulos bien alineados, legibles y de fácil acceso, produce siempre una sensación de placer y satisfacción, ya sea en el entorno personal o en el profesional.